С коронавирус пандемия закрывая офисы по всему миру, бесчисленные компании и частные лица переосмысливают то, как выглядит рабочий день. Однако эти изменения выходят далеко за рамки торговли офисной одеждой для занятий спортом - для многих это также означает внезапный поток звонков по видеоконференцсвязи.
Но со многими людьми использование Zoom и других платформ для видеоконференцсвязи Впервые просто войти в систему для встречи и получить максимальную отдачу от этих видеоконференций - это две совершенно разные вещи. С помощью экспертов мы составили список того, что можно и что нельзя делать, чтобы каждый звонок по видеоконференции проходил без сучка и задоринки.
Делать: Держите пространство позади себя в порядке.
Shutterstock / fizkes
Если вы не хотите приглашать коллег в свой офис, не убрав его предварительно, не приглашайте их в твой домашний офис когда там что-то не так аккуратно.
«Вы хотите, чтобы коллеги видели ваш домашний офис аккуратным и организованным», - говорит Кристен Саутхолл Уоттс , автор Сольный рабочий день . В добавление к уборка вашего пространства Уоттс рекомендует избегать прямой видимости двери и переставить офис так, чтобы заглянувшие в него члены семьи не участвовали в вашей встрече ».
Не надо: Расположите компьютер под вашим лицом.
Shutterstock
Во время встреч важно поддерживать хороший зрительный контакт, независимо от того, проводите ли вы их лично или онлайн, поэтому убедитесь, что ваша камера установлена правильно.
«У всех есть углы, которые им подходят, но никто не смотрит вверх с земли», - говорит Флинн Зайгер , Генеральный директор агентства креативного цифрового маркетинга Оптимизм в Интернете . Вместо этого Зайгер рекомендует поднять компьютер так, чтобы он находился немного выше уровня глаз, чтобы другие могли вас видеть и продолжай выглядеть на все сто .
Делать: Отключите уведомления.
Shutterstock / Алексей Болдин
значение сна с пауками
Уведомления, поступающие на ваши устройства, не просто отвлекают вас - они отвлекают всех участников видеовстречи.
«Вам не нужно получать уведомления о каждом заголовке новостей или недавно загруженном видео в тот момент, когда они появляются, особенно во время назначенных вами рабочих блоков», - говорит Уоттс, который отмечает, что «каждый раз, когда вы быстро просматриваете свои ленты в социальных сетях, вы теряете много продуктивного времени ».
Не надо: Подождите до последней минуты, чтобы решить технические проблемы.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Если вы хотите, чтобы ваша встреча прошла гладко, убедитесь, что вы проверили свое программное обеспечение, включая настройки видео и звука, перед тем, как начать разговор.
«Начало встречи, а затем осознание того, что звук прерывается или искажено видео, вызывает задержки», - говорит Рувим Йонатан , Генеральный директор GetVoIP , который предупреждает, что это может даже стоить вам бизнеса, если клиенты будут считать вас неэффективным. Чтобы убедиться, что все в порядке, Йонатан рекомендует сначала провести пробный запуск с другом, который может дать вам отзыв.
Делать: Делайте перерывы между звонками.
Shutterstock / Роман Самборский
Даже если у вас есть встречи подряд, всего несколько минут простоя между ними может иметь решающее значение для вашей эффективности на каждом из них.
«После звонков и конференций вам понадобится несколько минут, чтобы набросать последующие электронные письма или текстовые сообщения, систематизировать любые заметки, сделанные во время встречи, и мысленно переключить передачу для следующей задачи», - говорит Уоттс, отмечая отсутствие время подготовки между звонками может увеличить риск отвлечения внимания.
Не надо: Говорите слишком быстро.
Shutterstock / fizkes
Не позволяйте вашей обычной речи, продолжающейся милю в минуту, мешать вашим коллегам понять то, что вы пытаетесь донести.
«Не говорите слишком быстро, чтобы те, кто слушает (и смотрят), не понимают вас», - говорит Дебора Суини , Генеральный директор Моя Корпорация . Если вам нужно сделать паузу, Суини рекомендует улыбнуться в камеру, а не использовать слова-вставки, такие как «ммм» или «ммм», которые могут заставить вас казаться неподготовленным.
Делать: Обратите внимание на язык тела других людей.
Shutterstock / Фокус и размытие
Когда слишком много людей говорят одновременно, это может мгновенно превратиться в неразборчивую какофонию. Если вы хотите избежать дублирования речи, убедитесь, что вы читаете участников встречи язык тела чтобы узнать, когда можно безопасно разговаривать.
«Обычные признаки, на которые следует обратить внимание, - это кивать головами или открываться рты», - говорит Джулиан Йост , Генеральный директор и соучредитель Космическая база .
Не надо: Не закрывайте ненужные вкладки.
Shutterstock / Друзья Stock
Если вы хотите сосредоточить свой ум на текущей задаче и избежать потенциального затруднения, убедитесь, что все ненужные вкладки закрыты или свернуты во время встречи.
«Вы не хотите, чтобы вас застали врасплох, когда кто-то спросит:« Можете ли вы поделиться своим экраном и показать нам? »», - говорит Шейн Шерман , Генеральный директор TechLoris , который отмечает, что одновременное открытие слишком большого количества вкладок может даже повлиять на качество вашего звонка.
Делать: Используйте наушники.
Shutterstock / fizkes
Ваши коллеги хотят слушать вас, а не звуки игр ваших детей, лая собаки или проезжающей машины скорой помощи.
«Большинство микрофонов портативных компьютеров действительно плохие и улавливают каждый небольшой шум», - говорит Джули Би , президент BeeSmart Социальные сети . «Наушники-вкладыши и наушники сводят фоновый шум к минимуму и улавливают то, что вы говорите».
Не надо: Чтение.
Shutterstock / Прессмастер
Если вы хотите, чтобы участники встречи оставались вовлеченными, постарайтесь наладить диалог вместо выступления с речью.
«В наши дни время нашего внимания стало еще короче, поэтому вместо того, чтобы сидеть за компьютером и разговаривать с вызывающими, вовлекайте людей в разговоры», - рекомендует Би, который говорит, что эта привычка также позволяет людям оставаться вовлеченными и внимательными во время разговора. .
Делать: Используйте кнопки отключения звука и отключения видео.
Shutterstock / Сарач Наетимэти
Вам не обязательно включать микрофон или камеру на каждой встрече, если вас об этом специально не просили.
«Если вы не говорите, отключите звук. Если вам нужно много передвигаться или встать и отдохнуть от встречи… тогда скройте свое видео и отключите звук », - предлагает Би.
Не надо: Полагайтесь исключительно на Wi-Fi.
Shutterstock / Оливье Ле Моаль
десять лучших американских горок
Наличие резервного плана на случай отключения Wi-Fi означает, что вы не упустите ни одной важной детали.
«Ничто не может сравниться с безупречной сетевой производительностью кабеля Ethernet старой школы», - говорит Йован Миленкович , соучредитель CommandTech . Хотя многие ноутбуки больше не имеют портов Ethernet, Миленович отмечает, что адаптеры CAT5 - USB недороги и легко доступны, чтобы их можно было подключить.
Делать: Настройте автоматическую запись.
Shutterstock / Оливье Ле Моаль
Вместо того, чтобы отчаянно пытаться делать заметки во время встречи, настройте автоматическую запись, чтобы вы могли вести стенографический журнал всего, что произошло потом.
«Zoom позволяет автоматически записывать звонки, и это может иметь неоценимое значение для записи отзывов клиентов или команд по проекту», - говорит Дусти Араб , бизнес-стратег с Компания Reinvention Co .
Не надо: Оставьте другие подключенные к Интернету устройства работающими.
Shutterstock / Дэвид Эрраэс Кальсада
Выключение других подключенных к Интернету устройств в вашем доме перед началом встречи может помочь вам ограничить задержки в вашем соединении и обеспечить бесперебойную работу ваших видеоконференций.
«Даже самый лучший интернет-пакет не гарантирует, что ваш домашний интернет сможет выдержать длительные деловые встречи по видеоконференции», - говорит Миленкович, который рекомендует попросить соседей по комнате и членов семьи по возможности приостановить игры и загрузку на время вашей встречи.
Делать: Воспользуйтесь функцией чата.
Shutterstock / Rawpixel.com
Есть простое решение, если вы не хотите, чтобы все обсуждали друг друга, когда в конце встречи наступает время вопросов и ответов.
«Используйте функцию чата, чтобы сначала заявить, что у вас есть вопрос или утверждение, а не просто выпалить его», - предлагает Мэттью Росс , соучредитель и главный операционный директор Двор сна .
Не надо: Носите пот.
Shutterstock / fizkes
Относитесь к своим виртуальным коллегам с тем же уважением, с которым вы относитесь к ним лично, и убедитесь, что вы соответствуете своей встрече.
«Старайтесь избегать чего-либо слишком яркого и слишком большого количества узоров», - предлагает Кайл Терк , Вице-президент по маркетингу в Поиск по ключевым словам . Терк добавляет, что даже если вы думаете, что ваши коллеги будут видеть вас только с плеч, ношение удобных для работы брюк - это всегда хорошая идея, если вам придется встать или двигаться.
Делать: Составьте запасной план.
Shutterstock / Monkey Business Images
Имейте под рукой всю необходимую информацию для входа в систему, и вы не пропустите ни секунды, если ваше соединение задержится.
«Убедитесь, что у вас есть номер телефона или резервный план на случай, если он не подключится к сети, как планировалось», - предлагает Пейдж Арноф-Фенн , основатель и генеральный директор компании глобального стратегического маркетинга Мавенс и Могул .
Не надо: Используйте клавиатуру.
Shutterstock / Джейкоб Лунд
Если вы хотите делать заметки во время встречи, держите под рукой блокнот, а не нажимайте на клавиатуре.
«Делаете ли вы заметки, отвечаете на электронные письма или в командных чатах, звук вашего набора текста отвлекает», - говорит Марк Страссман , Старший вице-президент и генеральный директор UCC в г. LogMeIn . Если рукописные заметки не кажутся подходящей альтернативой, Штрассман предлагает использовать встроенную службу транскрипции, доступную на большинстве платформ видеоконференцсвязи.
Делать: Включите горячие клавиши.
Shutterstock / Очистить
Вместо того, чтобы искать кнопку доступа к микрофону, включите горячие клавиши перед встречей, чтобы вы могли легко звонить, когда это необходимо.
«Включение функции PTT гарантирует, что вы не являетесь причиной белого шума, эха и фонового шума в среде группового вызова», - говорит Кинан Бивис , Основатель Longhouse Media , который отмечает, что эта функция доступна на таких платформах, как Zoom, Skype и Discord.
Не надо: Забудьте выйти из системы.
Shutterstock / shurkin_son
Прежде чем снова одеться, вам нужно сделать один решающий последний шаг: завершить разговор.
«[Не] теряйте бдительность перед выходом из системы - микрофон / динамик все еще может быть включен!» предостерегает Арноф-Фенн.
