Шесть целых три десятых. Согласно недавнему исследованию, проведенному по заказу технологического гиганта Adobe, именно столько часов американцы в среднем тратят, отвечая на электронные письма каждый день. Другими словами: вы тратите целую в третьих о вашей бодрствующей жизни, приклеенной к вашему почтовому ящику, отвечая на цепочки сообщений, которые, честно говоря, могли быть обработаны в течение пятиминутного чата в режиме реального времени. Что-то нужно дать.
К счастью, получить что-то, что можно отдать, во многих случаях так же просто, как нажать кнопку. Применяя серию проверенных и проверенных тактик, вы можете свести к минимуму часы, потраченные на электронную почту. Подумайте: сколько времени вы бы сэкономили, если бы вам больше не приходилось загружать вложение вручную? Или что, если бы вы могли вытащить из эфира поспешно отправленное электронное письмо, сэкономив время (и панику!), Потраченное на составление письма «Мне очень жаль, я не хотел отправлять это»?
Да, все это интернет-джиу-джитсу возможно. Ниже мы собрали 17 лучших способов сэкономить время, улучшить жизнь и повысить эффективность электронной почты. Так что читайте дальше, потому что этого обреченного на ноль почтового ящика ждет ноль. И чтобы узнать о других способах максимально использовать свои 6,3 часа, не пропустите 15 холодных открытых деловых писем, которые выделяют вас .
+1 Массово отпишусь.
Shutterstock
Готов поспорить, что ваш почтовый ящик во время финала так же захламлен, как и в общежитии для пожилых. Также неплохо, что большая часть этого беспорядка связана с ежедневными или еженедельными электронными письмами от розничных продавцов, организаций и другими информационными бюллетенями, на которые вы, возможно, подписались на протяжении многих лет. Используя Unroll.me , вы можете отследить все списки, в которых вы можете быть, и отказаться от подписки на те, из которых больше не хотите получать информацию. Фактически, один Лучшая жизнь Редактор смог использовать Unroll.me, чтобы определить колоссальные 135 подписок. Сколько вы придете? А без скольких вы могли бы обойтись?
2 Включите сочетания клавиш.
Shutterstock
Все мы знаем основные сочетания клавиш. (Команда- К : выбрать все. Команда- C : копия. Команда- п : вставить. И т. Д.) Но у пользователей Gmail есть возможность включить расширенный набор ярлыков. Сначала перейдите к настройки . Нажать на Общее таб. Примерно на полпути вы увидите горячие клавиши опция, по умолчанию отключена. Включите его, и вы получите доступ к этим простым нажатиям клавиш:
- C : начать новое сообщение
- Сдвиг- C : начать новое сообщение в новом окне
- D : начать новое сообщение в новой вкладке
- F : переслать сообщение
- #: удалить сообщение
- Сдвиг- я : отметить сообщение как прочитанное
- Сдвиг- U : отметить сообщение как непрочитанное
- Команда- S : сохранить сообщение
3 А потом автоматизируйте их.
Shutterstock
Если у вас возникли проблемы с запоминанием этого сборника сочетаний клавиш, Брелок, подключаемый модуль Google Chrome, будет напоминать вам при вводе. (Конечно, неинвазивно.) И чтобы узнать больше о способах повышения производительности, изучите 15 способов удвоить производительность в два раза быстрее.
4 Используйте хэштеги.
Да, действительно, инструмент организации подписи в социальных сетях работает и с электронной почтой. Добавьте один или два хэштега в конец своей подписи - ту часть электронного письма, которая обычно обрезана, чтобы получатели не увидели и не оценили ваш тег «#workhardplayhard» - для облегчения поиска. Просто введите хэштег в поле поиска вверху почтового ящика, и вы увидите каждое письмо, закодированное с ним.
5 Включите опцию «отменить отправку».
Shutterstock
Мы все были там: вы составляете электронное письмо, отправляете его в эфир и сразу понимаете, о нет, это сообщение не было готово к отправке. Оказывается, вы можете вернуть свои сообщения с пропасти, установив полезную задержку. Например, в Gmail перейдите в настройки , тогда Общее . Вы найдете кнопка отмены как пятый вариант. Включи это. Вы можете выбрать в раскрывающемся меню 10-секундные интервалы, которые будут определять, сколько времени у вас есть до того, как ваше сообщение будет отправлено навсегда.
6 Установите эту функцию на 10 секунд.
Shutterstock
Совет: если вы используете электронную почту как фактическую службу обмена мгновенными сообщениями, мы рекомендуем установить кнопка отмены до 10 секунд. Таким образом, ваши ответы не будут отправлены с задержкой в полминуты. Нет, 30 секунд звучат не так много, но давайте скажем так: если бы выбранная вами служба обмена мгновенными сообщениями (Slack, GChat, Facebook Messenger - что угодно!) Удерживала все исходящие сообщения так долго, ваши контакты быстро разозлились бы.
7 Или просто заполните поле «Кому» в последнюю очередь.
Shutterstock
Это хорошая привычка, ребята. (См. Предыдущие два слайда.)
8 Используйте этот знак.
Shutterstock
'Для электронного письма, которое начинается с приветствия' привет 'или' привет ', подходящим завершением будет' лучший ', - говорит Патрисия Напье-Фицпатрик , основатель и президент Школа этикета Нью-Йорка . «Лучшее», хотя и злоупотребляют, в целом является одним из самых безопасных способов закрытия, поскольку оно безобидно и универсально уместно ». Правильно: несмотря на безудержное злоупотребление, Best Единственный лучший способ подписать ваши электронные письма.
9 И это электронная подпись.
Shutterstock
По крайней мере, когда вы в дороге, вы захотите отказаться от надоедливых, милых фраз («Пожалуйста, простите любые опечатки». «Отправлено с моего 1,21 гигаваттного процессора». «Отправлено с моего iPhone - пожалуйста, подумайте об окружающей среде перед печатью» . ») вместо чего-то простого, элегантного, прямолинейного:« Отправлено с дороги ». В соответствии с Бен Даттнер , тренер для руководителей, он проверяет все эти параметры, одновременно вызывая атмосферу Керуака. Неудивительно, что это Единая электронная подпись смартфона, которую должен иметь каждый.
10 И это сообщение об отсутствии на работе.
В соответствии с Джейн Скаддер , профессор бизнес-школы Университета Лояла в Чикаго, когда вы заполняете сообщение об отсутствии на работе, вам следует придерживаться этого формата:
Спасибо за твое электронное письмо. Я ООО со вторника, 12 июня, по пятницу, 15 июня, без доступа к электронной почте. Если это срочно, свяжитесь с [ЛИЦОМ, НАСТОЯЩИМ НИЖЕ ВАМИ В ЦЕПИ КОМАНД - или, если оно у вас есть, ИМЯ ВАШЕГО ПОМОЩНИКА ПО ПОЛУЧЕНИЮ КОФЕ] по [ИХ ЭЛЕКТРОННЫЙ АДРЕС]. В противном случае я отвечу на все сообщения, когда вернусь .
Для деталей на уровне придирки, например, закончить ли сообщение в последний выходной или в первый же день возвращения, или указать номер телефона, просто проконсультируйтесь. наш откровенно тоже исчерпывающее руководство по этому вопросу.
11 Измените плотность отображения.
Пользователи Gmail могут выбирать для своего почтового ящика одну из трех различных плотностей отображения: удобный, уютный и компактный. Плотность отображения влияет не более чем на то, сколько пустого пространства существует между каждым сообщением в вашем почтовом ящике. Это не более чем вопрос предпочтений, но подумайте об этом в терминах курсовой работы. Комфортное - это двойное межстрочное пространство, уютное - одинарное, а компактное - это полупустое.
12 Не забудьте заархивировать.
Shutterstock
Вы можете удалить электронные письма из своего почтового ящика, не удаляя их полностью через корзину. При «архивировании» отдельных сообщений они сразу же скрываются из вашего почтового ящика и всех ваших папок. Но вы все равно можете отследить их, если необходимо, с помощью функции поиска. В Gmail вы можете мгновенно архивировать сообщения после их открытия, щелкнув маленький значок «x» рядом с строкой темы.
13 Следуйте правилу двух минут.
Shutterstock
Правило двух минут, одобренное всеми экспертами по продуктивности, - верный способ справиться со стрессом, связанным с электронной почтой. Вот как это работает: если вы можете ответить на электронное письмо и забыть о нем за две минуты или меньше, сразу же приступайте к делу. Если нет, отложите это на потом.
14 Пакетные ответы по электронной почте.
Чтобы сократить время, которое вы проводите, приклеиваясь к экрану в утомительных обменах мнениями, обозначьте время дня как периоды для ответа на электронную почту. (Может быть, час утром и 90 минут днем. Может быть, через три часа после обеда. Все, что вам подходит!) Затем отвечайте на электронные письма только в эти периоды времени - и никогда вне их.
15 Ограничьте свои электронные письма 140 символами.
Да, прямо как твит (или, по крайней мере, твит до 280 революции). В качестве Эндрю Бэг , генеральный директор социальной сети Gab, посоветовал в Medium почтовый , лучше, чтобы ваши электронные письма были как можно короче. «Я хотел бы помочь вам решить проблему X. Я сделал Y, а Z предложили нам подключиться. Вы можете поболтать? Нет никакой необходимости в цветочных приветствиях.
что это значит, когда ты мечтаешь о рыбе
16 Установите вложения для автоматической загрузки.
Shutterstock
Если это, то это (IFTTT) , приложение, оптимизирующее электронную почту, может помочь вам установить определенный «язык», так сказать, что избавит от кучи утомительных посредников. Например: если во входящем электронном письме есть вложение, IFTTT автоматически загрузит его на ваш Google Диск.
17 Не отвечайте на электронные письма в нерабочее время.
Ни для кого не секрет, что американцы перегружены работой, и, как показало исследование Adobe, большая часть этого переутомления возникает из-за частой переписки по электронной почте. Вот почему в начале этого года члены городского совета Нью-Йорка внесли закон, согласно которому компании запрещают требовать от сотрудников проверять электронную почту в нерабочее время. (Он вдохновлен ныне действующим во Франции законом, согласно которому компании со штатом более 50 человек должны устанавливать строгие правила в отношении работы в нерабочее время, в противном случае им грозят финансовые штрафы.)
Чтобы узнать больше удивительных секретов о том, как прожить свою лучшую жизнь, кликните сюда подписаться на нашу БЕСПЛАТНУЮ ежедневную рассылку новостей!
