Когда дело доходит до электронной почты, вы можете подумать, что знаете все, что нужно. В конце концов, большинство из нас отправляют и получают в среднем 121 электронное письмо. в день , по данным исследовательской компании технологического рынка Группа Радикати . Но даже если вы, вероятно, тратите значительную часть каждого дня на работу с почтовым ящиком, вы все равно можете кое-что узнать. На самом деле существует масса правил этикета электронной почты, которые регулярно ускользают от вас и многих других людей в вашем списке контактов. Хотите быть уверены, что ведете себя вежливо в электронном виде? Вот 17 золотых правил электронной почты, которые вы, возможно, не знали, но должны знать.
1 Ответьте в ту же минуту, когда получите электронное письмо, даже если вам нужно больше времени.
Shutterstock
Никому не нравится получать ответ на электронное письмо через несколько недель после его отправки. Фактически, опрос 2018 года, проведенный консалтинговой фирмой, Решения Toister Performance показали, что 41 процент людей ожидали ответа от своих коллег по электронной почте менее чем через час. (Начните писать записки с извинениями в бухгалтерию прямо сейчас!)
Конечно, некоторые ответы по электронной почте призывают вас переварить свои мысли и составить взвешенное сообщение. В таких случаях решение простое: ответьте в течение нескольких минут, чтобы сообщить отправителю, что вы получили его сообщение, но вам нужно немного больше времени, чтобы разобраться во всем. Таким образом, они будут знать, что вы приняли во внимание их электронную почту, а не просто игнорируете их.
2 С осторожностью используйте функцию «Ответить всем».
Shutterstock
Есть принципиальная разница между опциями «Ответить» и «Ответить всем». И все же, к сожалению, многие пользователи электронной почты этого не осознают. Если вы один из них, знайте, что когда вы выбираете последнее, каждый получатель, которому было присвоено CC на исходное сообщение, получает ваш ответ - и, чаще всего, вам не нужно переполнять почтовые ящики всех остальных.
Эти ненужные массовые сообщения - такое бедствие, что их можно описать одним разговорным термином: ' Ответить Allpocalypse . ' Итак, в следующий раз, когда вы будете отвечать на массовое электронное письмо, подумайте, кому действительно нужно прочитать ваш ответ: всей компании или только первоначальному отправителю?
3 Если вы хотите получить от кого-то ответ, не отправляйте ему CC.
Shutterstock / Джейкоб Лунд
Когда вы отправляете кому-то CC по электронной почте - что означает, что вы их «копируете», - это обычно означает, что вы хотите, чтобы они были в курсе событий в разговоре, но не обязательно ждете от них ответа. И, как профессионал обучения Данниэль Вальц предупреждает, неправильное использование опции CC может привести к проблемам со связью.
«Посылая своим коллегам множество электронных писем, они могут перестать считать ваши электронные письма важными и могут помещать их прямо в« справочную папку »или« папку для прочтения позже », - написала она в своем письме. LinkedIn почтовый. «Это может привести к тому, что в будущем будет упущена важная информация».
Итак, если вы ожидаете от кого-то ответа, укажите его адрес электронной почты в поле «Кому» и используйте функцию «Копия» с осторожностью.
4 Поймите, когда и когда не использовать BCC.
Shutterstock
Поле BCC еще сложнее, оно постоянно уклоняется даже от самых опытных пользователей электронной почты. Но давайте разберемся: BCC означает «слепую копию», поэтому, хотя это похоже на CC-ing, BCC-ing не отображает электронную почту этого человека другим получателям, что означает, что никто другой в цепочке не увидит, что вы включил их.
Итак, когда можно использовать BCC? Гилель Фулл из Inc. журнал говорит, что это строго для массовых электронных писем или когда кто-то представляет вас по электронной почте кому-то другому.
«В любом другом случае, когда вы пишете кому-то электронное письмо, а кому-то BCC, вы ведете себя нечестно - нравится вам это или нет», - отмечает Фулд. «Вы отправляете электронное письмо человеку X и без его ведома позволяете человеку Y подслушивать ваш разговор. Человек X не знает, что это письмо читает кто-то другой, хотя на самом деле вы тайно отправили его и кому-то другому ».
5 С осторожностью используйте восклицательные знаки.
Shutterstock
Легко поставить восклицательный знак в своих электронных письмах то тут, то там, но постарайтесь не делать привычка этого. Хотя исторически они использовались для обозначения волнения, в электронном письме восклицательные знаки можно легко принять за фальшивость или пассивную агрессивность.
черная бабочка сон значение
«Использование ненужного восклицательного знака в [сообщении] электронной почты может легко разрушить основной смысл вашего текста», Анна Верасай объясняет на HR дайджест . «Используйте его только тогда, когда вам нужно подчеркнуть что-то важное. Подумайте, как ваш читатель может интерпретировать сообщение, когда он его прочитает ».
6 Будьте осторожны с юмором.
Shutterstock
Все любят хорошая шутка время от времени, но поскольку тон может быть неверно истолкован, если он не соответствует лично, лучше не включать шутки в свои электронные письма. «Оставьте юмор для телефонного звонка или лично», - говорит профессор делового письма. Дэвид Сильверман , написал в Harvard Business Review . Таким образом, когда на другом конце провода или в дальнем конце стола для совещаний наступает ошеломляющая тишина, я мог бы сказать: `` Думаю, вы можете не осознавать, насколько забавным я себя считаю, и, учитывая это, я полагаю, я остановлюсь сейчас ''.
А если серьезно: ключевое исследование 2005 г., опубликованное в Журнал личности и социальной психологии показали, что, хотя отправители предсказывали, что их получатели могут точно расшифровать их тон в 80% случаев, получатели на самом деле могли точно прочитать тон только в 56% случаев.
7 Избегайте сленга.
Shutterstock
С появлением мгновенных сообщений сокращенные формы английский язык стали более широко использоваться - например, «u» вместо «вы» или «хочу» вместо «хочу». Но, как и юмор, когда дело доходит до электронной почты, сленг аналогичный запретный. По словам одного OnePoll Согласно опросу, 37 процентов людей сочли использование сленга на рабочем месте неприемлемым, а 55 процентов сказали, что не пишите боссу по электронной почте.
8 Обратите внимание на тему письма.
Shutterstock
Строки темы просты, но необходимы. И поскольку большинство писем читается на мобильные устройства -55% по данным компании, занимающейся доставляемостью электронной почты. Обратный путь - важно их пригвоздить. Лучше всего подходят короткие, лаконичные и прямые темы. Цель вашего электронного письма должна быть четко указана, и вы должны ограничить его пятью словами или меньше, потому что мобильные устройства после этого прерывают любые слова.
9 Включите подпись.
Shutterstock
Вы когда-нибудь получали электронное письмо от кого-то и задавались вопросом: «Кто это? из ? ' Хотя адрес отправителя может дать вам несколько подсказок относительно того, кто они такие, иногда этого недостаточно. Подпись в конце вашего электронного письма может немедленно проинформировать получателя о том, кто вы, чем вы занимаетесь и как они могут с вами связаться.
Ребята из агентства комплексного маркетинга Творческий скажите, что иметь ящик для подписи по электронной почте - это «все равно что давать человеку визитную карточку каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо». Если у вас его еще нет, добавьте подпись, включающую ваше полное имя, должность, номер телефона, адрес электронной почты, веб-сайт и логотип компании.
10 Не забывайте ПОЦЕЛАТЬ (пусть это будет коротко и просто).
Shutterstock
Метод KISS - это то, чему большинство из нас учили в начальной школе, но это не значит, что он станет менее необходимым в дальнейшей жизни. Бумеранг , приложение для повышения производительности электронной почты, исследовало ключевые методы получения большего количества ответов по электронной почте. Их главный вывод? Лучше всего писать, как будто тебе восемь лет.
Их исследование показало, что электронные письма, написанные на уровне чтения третьего класса, на 36 процентов чаще получают отклик, чем письма, написанные на уровне чтения в колледже.
11 Обратите внимание на вложения.
Shutterstock
Вложения иногда являются необходимой частью процесса электронной почты, но вы должны хорошо знать, как их использовать, прежде чем прикреплять с энтузиазмом. В длинных цепочках электронной почты они иногда могут остаться незамеченными или упущенными из виду, а неожиданные вложения также, как правило, остаются неоткрытыми, поскольку получатели опасаются электронных вирусов.
Лучшее решение - вызвать ваши вложения в теле письма. Грамматика говорит, что лучший способ уведомить получателя о прикрепленных файлах - это включить сообщение в конце вашего электронного письма, в котором говорится что-то вроде «Я прикрепил [элемент]» или «Пожалуйста, обратитесь к прикрепленному [элементу] для получения более подробной информации . '
12 Стандартизируйте свой шрифт.
Shutterstock
Хотя поиграть со стилями и цветами шрифтов может быть весело, ярко-розовым Comic Sans нет места в профессиональном мире. Как выяснилось, использование шрифтов чрезвычайно важно, когда речь идет о цифровой коммуникации. Колин Уилдон , автор Тип и макет: вы общаетесь или просто делаете красивые формы? «Можно поразить три четверти наших читателей, просто выбрав неправильный тип», - сказал он. Американские писатели и художники .
Итак, каких шрифтов вам следует придерживаться, когда дело касается электронной почты? MageMail рекомендует Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS или Arial.
13 Вычитайте все.
Shutterstock
Когда вы пишете электронное письмо, скорее всего, вы все-таки совершите ошибку, ведь вы всего лишь человек. Однако, когда дело касается рабочих писем, на ошибки не всегда обращают внимание. В Грамматический опрос из почти 2000 респондентов 67 процентов сказали, что это нет Допускаются опечатки в электронных письмах, тогда как только 6% сочли это допустимой ошибкой.
14 Введите адрес электронной почты последним.
Shutterstock
повседневная одежда для мужчин старше 40 лет
Самый простой способ убедиться, что вы не отправили электронное письмо до того, как оно будет готово или до того, как оно будет очищено от опечаток? Подождите, пока все будет в идеальной форме, прежде чем вводить адрес электронной почты получателя. Как известно, делая ошибки электронной почты - один из самых простых способов произвести неправильное впечатление.
«Дело не только в профессионализме», Карен Кесслер , президент Evergreen Partners, рассказал Forbes . «На карту поставлена репутация сотрудника и компании или организации. Мы видели, как неправильные решения по электронной почте приводили к негативным последствиям для сотрудника - увольнению, а также для организации - судебным тяжбам ».
15 И еще раз проверьте имя получателя.
Shutterstock
Одна большая ошибка, которую следует избегать, - это неправильное написание имени получателя, поэтому не забудьте трижды проверить, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Много людей посмотреть акт из орфографическая ошибка имя такое же ленивое и невнимательное, особенно при правильном написании адреса электронной почты. Что делать, если вы случайно допустили эту ошибку? Кэтрин Шенли , владелец My Red Pen Editing, говорит Немедленное извинение - ключ к поддержанию вашего авторитета.
16 Для профессионального бизнеса используйте профессиональный адрес электронной почты.
Shutterstock
Хотя личный адрес электронной почты можно использовать для переписки с друзьями или семьей, держите его подальше от профессиональных деловых кругов. Это особенно важно в потребитель-продавец ситуация. 2016 год GoDaddy Опрос 1000 американцев показал, что 75 процентов считают, что наличие профессиональной электронной почты является важным фактором доверия к онлайн-бизнесу, а 33 процента сомневаются в законности продавца, если бы они использовали личный адрес электронной почты.
«Вы никогда не забудете первое впечатление ни в реальной жизни, ни в Интернете», - сказал директор по продукту GoDaddy. Стивен Олдрич , сказал в утверждение . «Часто ваше первое прямое взаимодействие с клиентом происходит по электронной почте, поэтому в этом контексте очень важно выглядеть профессионально».
17 Помните, что делиться можно чем угодно.
Shutterstock
Будь то пересылка, скрытая копия или просто мигание вашего телефона перед чьим-либо лицом, важно помнить, что все, что вы пишете в электронном письме, может увидеть кто-то, кроме предполагаемого получателя. Следовательно, все ваше электронное общение должно быть профессиональным и безопасным. В конце концов, электронные письма могут быть допустимый в суде , поэтому лучше никогда не отправлять ничего, что могло бы быть использовано против вас позже. А чтобы узнать о других способах улучшить свою трудовую жизнь, ознакомьтесь с 25 гениальных приемов для работы умнее, а не усерднее .
Чтобы узнать больше удивительных секретов о том, как прожить свою лучшую жизнь, кликните сюда подписаться на нас в Instagram!
